Adatkezelési tájékoztató

Ki vagyunk és mit csinálunk

Ez a rendszer egy képzésmenedzsment szoftver, amelyet a Katolikus Szeretetszolgálat (a továbbiakban: Szervezet) használ képzései meghirdetésére, a jelentkezések kezelésére, a képzési dokumentumok elkészítésére és a tanúsítványok kiállítására.

Ebben az adatkezelésben két szerep van:

• Adatkezelő — a Szervezet. Ő dönti el, milyen adatot gyűjt, milyen célból, meddig őrzi.
• Adatfeldolgozó — Jáky Dániel Fülöp egyéni vállalkozó (a rendszer szolgáltatója). A Szervezet utasítása szerint tárolja és kezeli az adatokat. Saját döntést nem hoz az adatkezelés céljáról.

A jelen tájékoztató az Adatfeldolgozó szerepéből születik. Az Ön konkrét adatait illetően a Szervezet saját, részletes tájékoztatója is irányadó — tájékozódjon abból is.

Milyen adatokat kezelünk

Jelenleg nem használt funkciók

A rendszer néhány funkcióját a Szervezet jelenleg nem használja. Ezekkel kapcsolatban új adat nem keletkezik; ami korábban keletkezett, az megmarad, a saját fiókjában megtekintheti, és az adatai letöltésében is benne van:

• Oktatói belépés. Az oktatók nem lépnek be a rendszerbe — az adataikat a szervező kezeli. Ahol ez a tájékoztató azt írja, hogy „a turnus oktatója" lát vagy rögzít valamit, az jelenleg nem érvényes: ezeket a szervező (az adminisztrátor vagy a képzésszervező asszisztens) végzi.
• Pénzügyi munkatárs. Ez a szerep jelenleg nincs kiosztva; a befizetések nyilvántartását és a visszatérítést a Szervezet adminisztrátora végzi. Ahol ez a tájékoztató a pénzügyi munkatárs hozzáférését említi, az jelenleg nem él.
• Online vizsga és a vizsgaeredmény rögzítése. Új vizsgát kitölteni és új vizsgaeredményt rögzíteni jelenleg nem lehet.
• Várólista. Betelt képzésre jelenleg nem lehet jelentkezni, és várólistára sem kerül senki.
• Számla-sorszám rögzítése. A kiállított számlák sorszámát a rendszer jelenleg nem rögzíti.

Ha jelentkezik egy meghirdetett képzésre

A nyilvános jelentkezési űrlapon a következőket kérjük:

• Teljes név
• E-mail-cím

Ezekhez a rendszer hozzárendeli a jelentkezés tényét, időpontját és állapotát (beküldve, várólistán, jóváhagyva, elutasítva, lemondva), valamint azt, hogy melyik képzési turnusra jelentkezett.

Regisztráció. A jelentkezéshez előbb felhasználói fiókot hoz létre: megadja a nevét, az e-mail-címét és egy jelszót, és elfogadja a felhasználási feltételeket. Ezután megerősítő levelet küldünk az e-mail-címére; a fiókkal a megerősítésig nem lehet belépni. A megerősítés tényét, az elfogadott dokumentum azonosítóját és verziószámát a biztonsági naplóban rögzítjük.

Jelentkezés a fiókjából. A képzési kínálat bejelentkezés nélkül is böngészhető, de jelentkezni csak belépve lehet. A jelentkezési űrlap a profiljából tölti ki az adatait — Ön ellenőrizheti és javíthatja őket —, és a jelentkezést piszkozatként mentheti, mielőtt véglegesíti. A piszkozat nem foglal helyet a turnuson; a jelentkezés a véglegesítéssel jön létre. A javított adat a fiókjában is megmarad, hogy a következő jelentkezésnél ne kelljen újra megadnia.

Korábbi tanúsítványok betöltése. A rendszer bevezetésekor a Szervezet a korábban — papíron vagy más rendszerben — kiállított tanúsítványait egyszeri alkalommal betöltheti, hogy a lejáratkövetés az első naptól teljes legyen. Ha Ön ilyen tanúsítvány jogosultja, a fiókja ebből a betöltésből is létrejöhet (név, e-mail-cím, a képzés címe, a tanúsítvány sorszáma, kiállítási és érvényességi napja, valamint — ha a Szervezet megadta — a munkahelye). A betöltött tanúsítványhoz a rendszerben nem tartozik letölthető dokumentum és nyilvános ellenőrzés; a lejárat előtti emlékeztetőt viszont Ön is megkapja. A fiókját a bejelentkezési oldal „Elfelejtette a jelszavát?" linkjével aktiválhatja.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) — szerződéskötést megelőző lépés az Ön kérésére.

Ha felveszik egy képzésre (felnőttképzési adatkör)

A felnőttképzésről szóló jogszabály a képzési szerződéshez és a képzés hatósági bejelentéséhez kötelezően előírt adatkört határoz meg. A képzés típusától függően ez a következőket tartalmazhatja:

• Születési név, anyja születési neve, születési hely és idő
• Lakcím, telefonszám
• TAJ szám vagy adóazonosító jel
• Legmagasabb iskolai végzettség

A TAJ számot, az adóazonosító jelet, az anyja nevét és a születési adatokat titkosítva tároljuk.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) (a képzési szerződés teljesítése) és 6. cikk (1) c) (a Szervezetre vonatkozó jogszabályi kötelezettség).

A képzés során keletkező adatok

• Jelenlét (mely alkalmon vett részt), vizsgaeredmény, online vizsga kitöltése (válaszok, pontszám)
• Munkahely (a Szervezet melyik intézménye) — kizárólag a Szervezet saját munkatársainál, és csak akkor, ha a képzés szervezője a jelentkezés jóváhagyásakor megadja. Ezt az adatot NEM Öntől kérdezzük: a jelentkezési űrlap nem tartalmaz ilyen mezőt. Célja a Szervezet kötelező képzési nyilvántartása — annak követése, hogy egy adott intézményben ki rendelkezik érvényes tanúsítvánnyal. Külsős jelentkezőnél ez a mező üresen marad, tehát Önre nézve ilyen adatkezelés nem történik
• Kiállított dokumentumok: jelentkezési lap, felnőttképzési szerződés, adatkezelési nyilatkozat, díjbekérő, jelenléti ív, részvételi igazolás, kreditigazolás, tanúsítvány (mind sorszámozva)
• Befizetések, díjbekérők nyilvántartása (a fizetendő és a befizetett összeg, a beérkezés dátuma és a díjbekérő sorszáma mint közlemény), valamint a Szervezet számlázó rendszerében kiállított számla sorszáma (sztornó esetén a sztornó számláé is) — bankszámlaszámot és banki tranzakció-azonosítót a rendszer nem tárol, és a számla dokumentumát sem tárolja
• Tananyag-megtekintés és haladás (ha a képzéshez tartozik online tananyag)

Felhasználói fiók adatai (oktatók, munkatársak)

• Név, e-mail-cím, jelszó (nem visszafejthető, kódolt formában tárolva)
• Szerepkör(ök) a rendszerben, intézményhez tartozás
• Oktatóknál az elszámolás nyilvántartása — a teljesítésigazolás állapota, és ha az igazolás aláírás nélkül halad tovább a kifizetés felé, ennek ténye és időpontja. Az ehhez fűzött belső megjegyzés a Szervezet feljegyzése: a saját adatai letöltésében a kihagyás időpontja szerepel, a megjegyzés nem

Ha a munkatárs intézményhez tartozása megváltozik (áthelyezés), a korábbi hozzárendelés nem törlődik, csak a jelenlegi lesz az elsődleges — a korábbi tanúsítványok értelmezéséhez ez az információ hozzátartozik.

• Ha Önt oktatóként a Szervezet adminisztrátora rögzíti (meghívó nélkül), a nevét, az e-mail-címét és az intézményét rögzítjük, hogy a képzésekhez hozzárendelhető legyen. Ilyenkor nem kap levelet és jelszót, belépni nem tud. Ha a megadott címhez már tartozik fiók, a rögzítés csak külön megerősítéssel kapcsolódik hozzá.

Ha Önt az intézménye jelentkeztette egy képzésre

Egyes képzésekre nem Ön jelentkezik, hanem az intézménye kapcsolattartója rögzíti Önt a résztvevők közé. Ilyenkor a kapcsolattartó adja meg a jelentkezéshez szükséges adatait: a nevét, az e-mail-címét, és a képzés típusától függően a felnőttképzési adatkört (lásd fent). Önnek ehhez nem kell felhasználói fiók, és a rendszerbe nem is lép be.

• Az e-mail-cím a névsor véglegesítéséhez kötelező, és minden résztvevőnek saját cím kell. Erre a címre fogja megkapni a képzés e-learning- és vizsgarészéhez tartozó személyes elérési linket — ennek bevezetéséig a címet csak tároljuk, levelet nem küldünk rá.
• Mivel az adatai nem Öntől származnak, erről a GDPR 14. cikke alapján tájékoztatjuk. A rögzítés jogalapja és a Szervezet, illetve az intézménye közötti viszony pontosítása folyamatban van.
• Érintetti kérelmét (hozzáférés, helyesbítés, törlés) — mivel nincs fiókja — az adatvédelmi kapcsolattartónknál tudja benyújtani.

Ha Ön egy partnerintézmény vezetője

Képzéseinket részben intézmények rendelik meg a dolgozóiknak. Az ilyen intézményről a Szervezet nyilvántartja a nevét, címét és elérhetőségét, valamint a szerződéshez és a számlázáshoz szükséges adatokat: a hivatalos (számlázási) megnevezést, a számlázási címet, az adószámot és az intézményvezető nevét.

Ez az utolsó tétel személyes adat, és jellemzően nem Öntől származik, hanem az intézménytől — erről a GDPR 14. cikke alapján tájékoztatjuk. A nevét cégszerű képviseleti minőségben kezeljük, a szerződés előkészítéséhez és teljesítéséhez (GDPR 6. cikk (1) b)); a rendszer ezt az adatot nem hozza nyilvánosságra: a képzési katalógusban és a jelentkezési oldalon nem jelenik meg, és az intézmények listájában sem.

Az adatot kizárólag a Szervezet arra jogosult munkatársai látják. A jelen tájékoztató „Milyen jogai vannak az érintettnek" szakasza Önre ugyanúgy vonatkozik.

Milyen célból kezeljük

• Jelentkezés-kezelés: a jelentkezések nyilvántartása, létszám és várólista kezelése, döntés a felvételről
• Képzés lebonyolítása: jelenlét-nyilvántartás, vizsgáztatás, tananyag-hozzáférés
• Dokumentum-készítés: a jelentkezési lap, a felnőttképzési szerződés, az adatkezelési nyilatkozat, a díjbekérő és — a képzés elvégzése után — a részvételi, illetve kreditigazolás automatikus elkészítése az Ön adataiból
• Jogi megfelelés: a felnőttképzési, számviteli és iratkezelési jogszabályok betartása
• Biztonság és naplózás: ki, mikor, mit végzett a rendszerben — biztonsági naplóban rögzítve (GDPR 5. cikk (2))

Mennyi ideig őrizzük az adatokat

A kiállított dokumentumokról külön

A képző a jelentkezéséből dokumentumokat állíthat ki (jelentkezési lap, felnőttképzési szerződés, adatkezelési nyilatkozat, díjbekérő, valamint a képzés elvégzése után részvételi igazolás és kreditigazolás). Amit ezekről tudnia kell:

• A dokumentum a benne szereplő adatokat olvasható formában tartalmazza — beleértve a felnőttképzési adatkört (TAJ szám vagy adóazonosító jel, anyja neve, születési adatok) is, ha az adott dokumentumhoz jogszabály előírja. Ez elkerülhetetlen: a szerződésnek tartalmaznia kell ezeket. A rendszer belső nyilvántartásában ugyanezek az adatok titkosítva vannak, és a dokumentumhoz tartozó technikai naplóbejegyzésbe sem kerülnek be.
• A dokumentum sorszámot kap, és változatlan formában őrizzük meg. Ha ugyanabból a típusból újat állítanak ki, az új példány lesz, saját sorszámmal — a korábbi érintetlen marad.
• Ki férhet hozzá: Ön a saját dokumentumaihoz (a fiókjában, a jelentkezése adatlapján), a képzés oktatója a saját turnusához tartozókhoz, a szervező a szervezet dokumentumaihoz, valamint — üzemeltetési és hibaelhárítási céllal — a rendszer rendszergazdája (a fenti adatfeldolgozó), aki ehhez a szervezeti határon átnyúló felülettel rendelkezik. A letöltés minden esetben naplózásra kerül, a rendszergazdáé is. A pénzügyi munkatárs a díjbekérőhöz fér hozzá — és kizárólag ahhoz: a felnőttképzési szerződéshez, a tanúsítványhoz és a többi dokumentumtípushoz nem. A díjbekérő tartalmazza az Ön nevét, lakcímét és e-mail-címét, mert egy fizetési felhívásnak a címzettjét azonosítania kell; a felnőttképzési érzékeny adatkör (TAJ szám, adóazonosító jel, anyja neve, születési adatok) a pénzügyi munkatárs számára továbbra sem elérhető, semmilyen úton. Az ő letöltése is naplózásra kerül.

A befizetések nyilvántartásáról

A képzési díj követelését és a beérkezett befizetéseket a rendszer nyilvántartja: mennyi a fizetendő, mennyi folyt be, mikor, és melyik díjbekérő sorszámára hivatkozva. Bankszámlaszámot és banki tranzakció-azonosítót nem tárolunk.

• Ha a befizetést vissza kell téríteni, ezt a szervezet pénzügyi munkatársa (jelenleg az adminisztrátor) rögzíti. A nyilvántartásban ilyenkor egy ellentételező tétel keletkezik, a megrendelés pedig lezárul — a korábbi befizetés nyoma nem tűnik el, mert a pénzmozgásnak mindkét irányban követhetőnek kell lennie.
• A visszatérítéshez indoklást kell megadni. Ezt az indoklást — a teljesítés-megállapítás indoklásához hasonlóan — a nem módosítható biztonsági naplóban tároljuk. A felületén Ön ezt nem látja, de az adataihoz való hozzáférési jogával élve kikérheti.
• Ha a megrendelést még befizetés előtt visszavonják (például tévesen adták ki), ehhez is indoklást kell megadni, és azt ugyanúgy a nem módosítható biztonsági naplóban tároljuk.
• Visszatérítés után a rendszer nem szólítja fel Önt fizetésre, és a jelentkezése állapotát a visszatérítés önmagában nem változtatja meg.
• A számláról a rendszer nyilvántartást vezet, de számlát nem állít ki. A számla a Szervezet számlázó rendszerében készül; itt a kiállított számla sorszáma kerül rögzítésre, sztornó esetén a sztornó számla sorszámával és a sztornó indoklásával együtt. Az indoklást — a visszatérítés indoklásához hasonlóan — a nem módosítható biztonsági naplóban tároljuk. A számla dokumentumát (PDF) a rendszer nem tárolja, és a számla-nyilvántartás a fizetési állapotot nem változtatja meg.

A dokumentumok elfogadásáról

Bizonyos dokumentumokat — ma a felnőttképzési szerződést és az adatkezelési nyilatkozatot — a felületen, belépés után kell elfogadnia. Ha elfogadja (vagy elutasítja), a rendszer bizonyítékot rögzít erről:

• az elfogadás pontos időpontja (a szerver órája szerint),
• az Ön felhasználói azonosítója,
• az IP-címe és a böngészője azonosítója (user-agent),
• a dokumentum elektronikus lenyomata (SHA-256), valamint az elfogadó nyilatkozat verziószáma.

Miért gyűjtjük: ezek együtt igazolják, hogy pontosan MELYIK dokumentumot, mikor és milyen szövegű nyilatkozattal fogadta el. Enélkül az elfogadás utólag nem lenne bizonyítható. Jogalap: szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)), a felnőttképzési szerződés esetében jogi kötelezettség teljesítése (6. cikk (1) c)), valamint az elszámoltathatóság elve (5. cikk (2)).

Meddig őrizzük: a bizonyítékot magával a dokumentummal EGYÜTT — külön nem törölhető, mert a dokumentum bizonyíték-értéke múlna rajta.

Ki látja: pontosan az, aki magát a dokumentumot is (Ön, a képzés oktatója a saját turnusán, a szervező). A felületen az IP-cím, a lenyomat és a böngésző-azonosító nem jelenik meg — csak az, hogy a dokumentum elfogadásra vár, elfogadták vagy elutasították, és mikor.

A döntés végleges: egy dokumentumról egyszer lehet dönteni. Az elutasítás nem szünteti meg a jelentkezését, és a rendszer nem hoz miatta automatikus döntést.

A vizsgaeredményről

Jelenleg: a vizsgamotor és az oktatói belépés nincs használatban — lásd „Jelenleg nem használt funkciók”. Új adat nem keletkezik; ahol alább a turnus oktatója vagy a pénzügyi ügyintéző szerepel, az a korábban rögzített adatokra és a funkció visszakapcsolására vonatkozik.

Ha a képzés vizsgával zárul, a vizsga eredményét a rendszerben rögzítjük. Amit erről tudnia kell:

• Mit tárolunk: az eredményt (megfelelt · nem felelt meg · nem jelent meg), a vizsga napját és azt, hogy hányadik vizsgaalkalomról van szó. Szöveges értékelést nem tárolunk. Online vizsgánál a pontszámot igen — arról külön szakasz szól alább.
• A pótvizsga külön sorként rögzül, a korábbi eredmény megmarad — a teljesítéshez a legutolsó vizsgaalkalom számít.
• Ki látja: a képzés szervezője, a turnus oktatója, a pénzügyi ügyintéző és Ön. A pénzügyi ügyintéző hozzáférése nem önálló jogosultság, hanem annak következménye, hogy a jelentkezéshez a számlázás miatt amúgy is hozzáfér. Az eredményét a jelentkezése adatlapján bármikor megtekintheti.
• Rögzíteni a szervező vagy a turnus oktatója tud, és minden rögzítés bekerül a nem módosítható biztonsági naplóba. Online vizsgánál az eredményt a rendszer maga rögzíti a beküldés pillanatában — a teljesítésről szóló DÖNTÉST azonban továbbra is ember hozza (lásd „A képzés teljesítéséről").

Az online vizsga kitöltéséről

Jelenleg: a vizsgamotor és az oktatói belépés nincs használatban — lásd „Jelenleg nem használt funkciók”. Új adat nem keletkezik; ahol alább a turnus oktatója vagy a pénzügyi ügyintéző szerepel, az a korábban rögzített adatokra és a funkció visszakapcsolására vonatkozik.

Ha a képzéshez online vizsga tartozik, és Ön kitölti, a következőket rögzítjük:

• Mit tárolunk: mikor kezdte meg és mikor küldte be a kitöltést, milyen választ adott az egyes kérdésekre, hány pontot ért el, és hogy megfelelt-e. A rövid szöveges kérdéseknél a beírt szöveg is rögzül.
• Miért: a vizsga a képzés teljesítésének bizonyítéka (11/2020. Korm. r.), és a pontszám nélkül az eredmény nem lenne igazolható.
• Ki látja: Ön, a képzés szervezője és a turnus oktatója. A pénzügyi ügyintéző és a képzésszervező asszisztens hozzáférése — a vizsgaeredményéhez hasonlóan — nem önálló jogosultság, hanem annak következménye, hogy a jelentkezéséhez amúgy is hozzáférnek; a felületen egyiküknek sincs vizsga-nézete.
• A megkezdett kitöltés akkor is elhasznál egy próbálkozást, ha félbehagyja — időkorlátos vizsgánál a határidő leteltével nulla ponttal zárul. Erre a kezdés előtt figyelmeztetjük.
• A helyes megoldásokat a beküldés után nem mutatjuk meg, mert a kérdések további vizsgákban is szerepelnek.
• Meddig őrizzük: a kitöltés és a válaszok a jelentkezéssel együtt maradnak meg; a törlési kérelem ma nem terjed ki rájuk, mert online vizsgánál épp ezek igazolják a kiállított tanúsítvány mögötti tényt.

A javítás gépi, a beküldés pillanatában történik, és nem hoz Önre nézve önálló jogkövetkezménnyel járó döntést: a teljesítésről a szervező dönt, a gépi eredményt felül tudja bírálni, és az eltéréshez indoklást kell írnia.

Az esszé típusú kérdéseket ember javítja. A rendszer csak annyit állapít meg, hogy a kitöltés javításra vár; a pontot és az indoklást a képzés szervezője vagy a turnus oktatója írja. Az Önre vonatkozó indoklást a saját fiókjában visszaolvashatja — kizárólag a kézzel javított kérdéseknél, a kapott és az elérhető ponttal együtt.

A vizsgajegyzőkönyvről

Jelenleg: a vizsgamotor és az oktatói belépés nincs használatban — lásd „Jelenleg nem használt funkciók”. Új adat nem keletkezik; ahol alább a turnus oktatója vagy a pénzügyi ügyintéző szerepel, az a korábban rögzített adatokra és a funkció visszakapcsolására vonatkozik.

Ha a képzéshez online vizsga tartozott, a szervező vizsgajegyzőkönyvet állíthat ki róla. Ez egy hivatalos, sorszámozott nyilvántartási irat, ami egy vizsga összes vizsgázójának eredményét egy lapon tartalmazza — hasonlóan a jelenléti ívhez.

• Mi kerül rá Önről: a neve, hányadik vizsgaalkalomról van szó, hány pontot ért el, hány pont volt elérhető, ez hány százalék, és a minősítés (megfelelt · nem felelt meg · nem jelent meg). Ha jogosult volt vizsgázni, de nem kezdte el, „nem jelent meg" bejegyzéssel szerepel — pontszám nélkül.
• Mi NEM kerül rá: felnőttképzési adat (TAJ, adóazonosító, lakcím, végzettség), elérhetőség, a kérdésenkénti válaszai, és a javítói indoklás sem. Az indoklást Ön a saját fiókjában olvassa, nem a jegyzőkönyvön.
• Miért: a képzés teljesítésének dokumentálása jogszabályi kötelezettség (11/2020. Korm. r.).
• Ki állítja ki: kizárólag a képzés szervezője. Ki látja: a szervező, a turnus oktatója és a képzésszervező asszisztens. A pénzügyi ügyintéző, az intézményi kapcsolattartó — és Ön sem: a dokumentum nem egyetlen személyhez tartozik, ezért a saját dokumentumai közt nem jelenik meg.
• Meddig őrizzük: 8 évig, utána töröljük. Anonimizálni nem tudjuk: egyetlen vizsgázó adatait kivéve a többi sor a névsorral továbbra is összeköthető maradna.
• A kinyomtatott példány útját nem követjük — ugyanúgy, ahogy a jelenléti ívnél.

A teljesítés megállapításáról

A képzés lezárásakor a szervező megállapítja, hogy Ön elvégezte-e a képzést. Amit erről tudnia kell:

• A döntést ember hozza. A rendszer a jelenléte — és vizsgával záruló képzésnél a vizsgaeredménye — alapján javaslatot ad, de a döntést a szervező hozza meg, és eltérhet a javaslattól. Nem hozunk Önről kizárólag automatizált döntést (GDPR 22. cikk).
• Mit mér a javaslat: az igazolatlan hiányzását órában, a ténylegesen megtartott alkalmakhoz viszonyítva. Az igazolt hiányzás nem számít bele, és az az alkalom sem, amelyre nincs jelenlét rögzítve.
• Vizsgával záruló képzésnél a sikeres vizsga is feltétel. Ha nincs rögzített vizsgaeredménye, a rendszer kizárást javasol, és jelzi a szervezőnek, hogy hiányos adaton áll a döntés — a végső szót itt is ember mondja ki, indoklással.
• Ha a szervező eltér a javaslattól, ehhez indoklást kell megadnia. Ezt az indoklást a nem módosítható biztonsági naplóban tároljuk. A felületén Ön ezt nem látja, de az adataihoz való hozzáférési jogával élve kikérheti.
• Az eredmény a jelentkezése végállapota lesz (teljesítette vagy megszakította), és ez látszik a jelentkezése adatlapján.

A jelenlét rögzítéséről

A képzés alkalmain (foglalkozásain) a szervező — az adminisztrátor vagy a képzésszervező asszisztens — (ha az oktatói belépés használatban van) az oktató rögzíti a jelenlétét: jelen volt, hiányzott vagy igazoltan hiányzott. Amit erről tudnia kell:

• Mit tárolunk: alkalmanként a jelenlét állapotát, a rögzítés időpontját és a rögzítő személyét. Szabad szöveges megjegyzést nem tárolunk.
• Miért: a felnőttképzési szabályozás a megengedett hiányzás mértékét a képzés elvégzésének feltételéül szabja — a jelenlét nyilvántartása a képzési dokumentáció része. Jogalap: szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)) és jogi kötelezettség (6. cikk (1) c)).
• Ki látja: a szervező (az adminisztrátor és a képzésszervező asszisztens), a turnus oktatója — és Ön a sajátját. Más résztvevő jelenlétét Ön nem láthatja.
• A rögzítés javítható (egy elrontott jelölés módosítható), de minden mentés nyomot hagy a nem módosítható biztonsági naplóban.
• Ön is látja: a jelentkezése adatlapján alkalmanként megjelenik a saját jelenléte, és összesítve az igazolatlan hiányzása.
• Meddig őrizzük: a képzési dokumentáció részeként, a jelentkezésével megegyező ideig.

A jelenléti ívről külön

A képzésekhez jelenléti ív készül, amely a foglalkozáson részt vevők nevét és aláírásuk helyét tartalmazza. Ez az egyetlen olyan dokumentum, amely több résztvevő adatát hordozza egyszerre, ezért külön szabályok vonatkoznak rá:

• A lapon a névnél több nem szerepel — sem a felnőttképzési adatkör, sem a lakcím, sem az elérhetőség. Kizárólag a képzésre felvett résztvevők neve kerül rá; az elutasított vagy lemondott jelentkezők neve nem.
• A jelenléti ív nem jelenik meg az Ön saját dokumentumai között, mert mások adatát is tartalmazza. Az Önre vonatkozó tartalomról a szervezőtől kérhet tájékoztatást.
• Ki állíthatja ki: a szervező (az adminisztrátor vagy a képzésszervező asszisztens), és ha az oktatói belépés használatban van, a képzés oktatója. A kiállítás naplózásra kerül.
• A kinyomtatott lapot a képzés dokumentációjának részeként őrizzük meg.

A tanúsítvány kiállítása és a nyilvános ellenőrzés

A teljesített képzésről a képző tanúsítványt, részvételi igazolást vagy kreditigazolást állít ki. Hogy melyiket, azt a képzés adatlapja határozza meg — ugyanaz az adat, amit az Ön aláírt szerződése is kiír.

Mit tartunk nyilván: a sorszámot, a kiállítás és — ha van — a lejárat dátumát, a kiállító (visszavonás esetén a visszavonó) azonosítóját, a képzés címét és a turnus dátumait a kiállítás pillanatában rögzített állapot szerint (ha a képzés adatlapját később átírják, a már kiállított tanúsítvány állítása nem változik meg), egy ellenőrző kódot, valamint az Ön nevének nem visszafejthető lenyomatát.

A nyilvános ellenőrző oldal. A tanúsítványon szerepel egy ellenőrző hivatkozás. Aki ezt megnyitja — bejelentkezés nélkül, bárki, aki a hivatkozást ismeri —, megtudja, hogy a tanúsítvány érvényes-e, melyik képzésről szól, mikor állították ki, meddig érvényes, és hogy visszavonták-e. Az Ön nevét az oldal nem mutatja meg: a beírt nevet a rendszer kizárólag EGYEZTETI a nálunk tárolt lenyomattal, és csak annyit közöl, hogy egyezik-e. A nevét ezen az úton a rendszer nem is tárolja olvasható formában — a nyilvántartási soron csak a lenyomat van, amiből a név nem állítható vissza.

Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) c)) és jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f)) — a tanúsítvány hitelességének ellenőrizhetősége a dokumentum céljának része.

Az ellenőrző kód találgatással gyakorlatilag nem kitalálható, és az oldal használatát sebesség-korlátozás védi. A nyilvános ellenőrzésről nem készítünk Önre visszavezethető naplóbejegyzést — egy névtelen látogató lekérdezéséből nem képzünk Önhöz köthető nyomot, mert ehhez nincs önálló jogalapunk.

Visszavonás. Ha egy tanúsítványt tévedésből vagy jogosulatlanul állítottak ki, a képző visszavonhatja, kötelező indoklással. A nyilvános oldalon ilyenkor a „visszavont" tény jelenik meg — az indoklás nem, az a képző belső feljegyzése.

Ki éri el: Ön a saját tanúsítványát a fiókjában, a képző a szervezetéit, a turnus oktatója a saját turnusáéit.

Elégedettségi kérdőívek

A képzés szervezője kérdőívet küldhet a turnus résztvevőinek. A kitöltés önkéntes, és a kitöltő oldal a beküldés előtt kiírja, hogy a kérdőív névtelen-e.

Névtelen kérdőívnél a válaszaihoz nem tároljuk el, hogy Öntől származnak. A válasz sora sem az Ön jelentkezéséhez, sem a fiókjához nincs kötve, a kitöltés idejét pedig csak napra pontosan őrizzük meg — így az sem árulja el, melyik válasz kié. A szervező eredményt csak akkor lát, ha legalább öt kitöltés érkezett; addig a rendszer semmilyen válasz-adatot nem ad ki neki.

Azt viszont mindkét esetben nyilvántartjuk, hogy Ön kitöltötte-e a kérdőívet. Erre azért van szükség, hogy emlékeztetni tudjuk azokat, akik még nem töltötték ki — és ez a névtelenséget nem sérti: a kitöltés ténye és a válaszok tartalma nincs összekötve.

Két automatikus üzenetet kaphat egy kérdőívről: egyet a közzétételekor, egyet pedig három nappal később, ha addig nem töltötte ki. Mindkettő e-mailben és a rendszeren belüli értesítésként érkezik, és egyik sem tartalmazza a kérdéseket vagy a válaszokat. Emlékeztetőt kérdőívenként legfeljebb egyszer küldünk, és ha időközben kitöltötte a kérdőívet, nem kap többet. Azt, hogy kinek küldtünk emlékeztetőt, három évig tartjuk nyilván; ez a nyilvántartás a válaszaihoz nem kapcsolódik.

Amire figyelmeztetjük: a szabad szöveges válaszból a leírtak alapján felismerhetővé válhat (például ha olyan esetre hivatkozik, amit csak Ön tapasztalt). Ezt a rendszer nem tudja megakadályozni, ezért a kitöltő oldalon külön is jelezzük.

A beküldés végleges — utólag nem módosítható és nem vonható vissza, és egy kérdőívet egyszer tölthet ki. Névtelen kérdőívnél a rendszer nem is tudná megállapítani, melyik választ kellene módosítania.

Nevesített kérdőívnél a szervező a válaszait az Ön nevével együtt látja.

Jogalap: a képzési szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)) és jogi kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) c)) — a felnőttképzés minőségbiztosítása.

Tananyag és beágyazott videó

Ha a képzéshez tananyag tartozik, azt a jelentkezése adatlapján éri el, a jelentkezése jóváhagyása után. A tananyagban szereplő videókat a YouTube (Google Ireland Limited) szolgáltatja, nem mi tároljuk őket.

A lejátszó nem indul el magától. Amíg Ön nem kattint a videóra, semmilyen adat nem kerül a Google-höz — az oldal megnyitása önmagában nem indít adattovábbítást, és előnézetképet sem töltünk be a Google szervereiről. Ha elindítja a lejátszást, a Google mint önálló adatkezelő megkapja az IP-címét, és adatokat helyezhet el a böngészőjében.

A tananyagban való haladását rögzítjük: videónál azt, hogy mennyit nézett meg belőle, hol hagyta abba és mikor fejezte be; fájlnál és hivatkozásnál pedig azt, hogy megnyitotta-e. A tananyagonkénti adatot (hány százalékig nézte a videót, hol hagyta abba) kizárólag Ön látja. A képzés szervezője és a turnus oktatója — az utóbbi csak a saját turnusa résztvevőire — a modul-szintű ÖSSZESÍTÉST látja: hogy melyik modul számít késznek Önnél. Tananyagonkénti percadatot ők nem látnak.

A haladás tájékoztató adat, nem a képzés teljesítése. A képzés teljesítése a jelenléti adatokból dől el, a képzési szerződésben rögzített hiányzási korlát szerint; a tananyag megtekintése azt sem nem pótolja, sem nem akadályozza.

Jogalap: a képzési szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)).

Hol tároljuk az adatokat

Az adatok az Európai Unió területén tárolódnak, és a mi rendszerünkből EU-n kívülre nem továbbítunk adatot. Kivétel a fenti, beágyazott videó: ha Ön elindít egy videót, a lejátszáshoz szükséges adatokat közvetlenül a böngészője küldi a Google-nek, ami az Európai Unión kívülre történő továbbítással is járhat. Ugyanígy a céges bejelentkezés: ha Google- vagy Microsoft-fiókkal lép be, a bejelentkezés a böngészője és a szolgáltató között zajlik, a szolgáltató saját feltételei szerint. A működéshez igénybe vett külső szolgáltatók teljes listáját az Al-adatfeldolgozók oldalon találja.

Hogyan védjük az adatokat

• Titkosítás átvitel közben: TLS 1.3 (HTTPS minden hálózati kommunikációra)
• Titkosítás tárolás közben: AES-256-GCM (a TAJ számra, adóazonosító jelre, anyja nevére és a születési adatokra)
• Adatszétválasztás: az adatbázis szintjén biztosítjuk, hogy Ön kizárólag a saját adatait lássa
• Hozzáférés-vezérlés: szerepkör-alapú jogosultság (adminisztrátor, oktató, hallgató, pénzügyi); az oktató csak a saját turnusa résztvevőit látja. A pénzügyi munkatárs a befizetés-nyilvántartásban a résztvevő nevét, a képzés megnevezését, az összegeket, a fizetési állapotot és a díjbekérő sorszámát látja — e-mail-címet, lakcímet és a titkosított személyes adatokat (TAJ, adóazonosító, anyja neve, születési adatok) nem. A díjbekérő dokumentumot viszont megnyithatja, és az a nevet, a lakcímet és az e-mail-címet tartalmazza (lásd „A kiállított dokumentumokról külön”); a titkosított adatkör oda sem kerül bele
• Biztonsági napló: minden érzékeny művelet naplózva, utólag nem módosítható módon
• Biztonsági mentés: naponta, titkosítva
• Védelem a jelszó-feltöréssel szemben: 5 sikertelen kísérlet után 15 perc zárolás
• Kétlépcsős azonosítás: az adminisztrátori, pénzügyi és rendszergazdai fiókokhoz kötelező, az oktatói és hallgatói fiókokhoz választható második azonosítási lépcső (hitelesítő alkalmazásban generált kód vagy tartalék kód). Az ehhez szükséges titkot és a tartalék kódokat titkosítva tároljuk — visszafejtve sem az adminisztrátor, sem az üzemeltető nem látja őket.
• Céges bejelentkezés (Google, Microsoft): ha a Szervezet ezt bekapcsolja, a meglévő fiókjába a céges Google- vagy Microsoft-fiókjával is beléphet. Ilyenkor a bejelentkezéshez a böngészője közvetlenül a Google-höz vagy a Microsofthoz fordul, és tőlük kapjuk meg az Ön e-mail-címét, nevét és a fiókja azonosítóját; a Google és a Microsoft itt önálló adatkezelő, a bejelentkezés tényét a saját szabályaik szerint is rögzíthetik. Ez az út csak bejelentkezésre szolgál: új fiók nem jön létre belőle, és kizárólag a szolgáltató által igazolt e-mail-címmel kapcsolható össze a fiókjával. A szolgáltatótól kapott hozzáférési kulcsokat (tokeneket) nem tároljuk. A kétlépcsős azonosítás ilyenkor is érvényes.
• Automatikus kijelentkeztetés: 30 perc inaktivitás után
• Visszaélés elleni korlátozás: a bejelentkezés nélkül elérhető oldalak — a képzési kínálat, a jelentkezési űrlap és a tanúsítvány-ellenőrzés — használati gyakoriságát IP-címenként korlátozzuk. Ez a korlát a kiszolgáló memóriájában működik: az IP-címet ehhez nem tároljuk el, és naplóba sem írjuk

Ha elveszíti a kétlépcsős azonosításhoz használt eszközét

Ilyenkor először a beállításkor kapott tartalék kódjaival tud belépni. Ha azok sincsenek meg, az üzemeltető — kizárólag az Ön azonosítását követően — visszavonhatja a fiókján a kétlépcsős azonosítást, hogy újra beállíthassa.

Ez a művelet minden aktív munkamenetét megszünteti, a biztonsági naplóban rögzül, és Önt e-mailben mindig értesítjük róla. Ezt az értesítést nem lehet kikapcsolni: ha nem Ön kérte a visszavonást, ebből tudhat róla.

Listák exportálása

A Szervezet adminisztrátora és az oktató a hozzáférési körébe tartozó listákat (képzések, turnusok, jelentkezések) és a kérdőívek összesített eredményét Excel-fájlba exportálhatja adminisztratív célra; a kiállított tanúsítványok kimutatását kizárólag az adminisztrátor. A pénzügyi munkatárs és az adminisztrátor emellett a befizetésekről és visszatérítésekről tételes kimutatást menthet, hogy a számla a Szervezet számlázó rendszerében kiállítható legyen. Erre a következő szabályok érvényesek:

• Az export ugyanazt a kört tartalmazza, amit a munkatárs a felületen amúgy is lát: az oktató exportjában például nem szerepel a jelentkezők e-mail-címe.
• Névtelen kérdőív eredményében a kitöltő neve nem szerepel, és az eredmény — a képernyőhöz hasonlóan — csak a minimális kitöltés-szám elérése után exportálható. Azt, hogy ki töltötte ki, semmilyen export nem tartalmazza.
• A felnőttképzési érzékeny adatkör (TAJ szám, adóazonosító jel, anyja neve, születési adatok) egyetlen letölthető listába sem kerül bele. Egyetlen kivétel készült, és az ma nem használható: lásd a következő szakaszt.
• Minden exportálás naplózásra kerül (ki, mikor, melyik listát, hány sorral és milyen szűréssel) — maguk az exportált adatok a naplóba nem kerülnek.
• A befizetési kimutatás a pénzmozgás dátumát, összegét (a visszatérítést negatív előjellel), a résztvevő nevét, a képzés címét és a díjbekérő sorszámát tartalmazza. E-mail-címet, lakcímet és felnőttképzési adatot nem tartalmaz; a visszatérítés indoklása sem kerül bele.
• A Riportok lapon készíthető kimutatások közül három a résztvevő NEVÉT is tartalmazza: az e-learning teljesítések (ki melyik tananyagot végezte el és mikor), a várólisták (ki vár helyre és hányadikként) és a vizsgaeredmények (ki, hányadik alkalommal, milyen eredménnyel). Pontszám és a rögzítő munkatárs neve ezekbe nem kerül bele; e-mail-címet, lakcímet és felnőttképzési adatot ezek sem tartalmaznak.
• A többi kimutatás nem tartalmaz személyes adatot: a képzéstípus, a jelentkezési mód és az intézmények szerinti bontás darabszámokat ad, az érdeklődések kimutatása pedig az intézményről szól — kapcsolattartói név és szabad szöveges megjegyzés nélkül.
• Az exportok gyakorisága felhasználónként korlátozott.

Fontos korlát: a letöltött fájl a rendszer technikai védelmén (titkosítás, hozzáférés-vezérlés, automatikus kijelentkeztetés) kívülre kerül, ezért annak további kezeléséért — tárolásáért, továbbadásáért, törléséért — a letöltő munkatárs és a Szervezet belső szabályzata felel.

Keresés a Kezdőlap esemény-áttekintőjében

A Kezdőlapon az adminisztrátor egy táblázatot lát arról, mely képzési eseményekkel van még teendő. Ez a táblázat név szerint is szűrhető: az adminisztrátor beírhat egy nevet vagy névtöredéket, és a rendszer megmutatja, mely eseményeken van jelentkezés az adott személytől.

• A keresés bemenete személyes adat, az eredménye nem az. A találati lista eseményeket sorol fel — képzés, kezdés, lezárási állapot —, és a keresett személy nevét vagy bármely más adatát nem jeleníti meg.
• Új adatkör nem keletkezik. Az adminisztrátor ugyanezeket a neveket a jelentkezések lapján eddig is látta; a szűrő csak gyorsabb utat ad ugyanahhoz a hozzáféréshez.
• Nem készül fájl, és nem hagy el adat a rendszert: a nézet a bejelentkezett munkatárs képernyőjén marad.
• Kizárólag adminisztrátor használhatja; az oktatónak, a képzésszervező asszisztensnek, a pénzügyi munkatársnak és az intézményi kapcsolattartónak a blokk meg sem jelenik.
• A táblázat szűrőiben megjelenik azoknak az intézményi kapcsolattartóknak a neve, akiknek az adminisztrátor eseményhez hozzáférést adott — ugyanaz a kör, amit a hozzáférés kiosztásakor amúgy is lát.

A felnőttképzési adatszolgáltatás (FAR)

A felnőttképzésről szóló jogszabály adatszolgáltatási kötelezettséget ír elő a felnőttképzési államigazgatási szerv (FAR) felé. Ez a kötelezettség a képzőt terheli, és a rendszernek támogatnia kell a teljesítését.

• Mi történik ma. A rendszer nyilvántartja, hogy a bejelentés megtörtént-e (állapot, a bejelentés napja, belső megjegyzés), és turnusonként kimutatja, melyik kötelező adat hiányzik — magukat az adatokat ez a kimutatás nem jeleníti meg. A bejelentést ember végzi, a hatóság saját felületén; a rendszer nem továbbít automatikusan.
• A jogalap ennél az adatkezelésnél jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) c)), nem az Ön hozzájárulása. Ennek következménye van: az ezen alapuló kezelés ellen tiltakozási jog nem illeti meg, és a törlési joga is korlátozott — az adatot a jogszabályi őrzési idő végéig meg kell őriznünk.
• Az adatszolgáltatási csomag ma NEM ÁLLÍTHATÓ ELŐ. A rendszerben elkészült egy funkció, amely a turnus résztvevőinek felnőttképzési adatait egyetlen táblázatba gyűjtené a hatósági adatszolgáltatáshoz. Ezt szándékosan zárva tartjuk, amíg az adatvédelmi felelős nem dönt arról, hogy az érzékeny adatkör ilyen összesített formában kiadható-e, és milyen feltételekkel. A felületen a gomb látszik, de nem működik, és az okát is kiírjuk. Ha a döntés megszületik és a funkció megnyílik, ezt a tájékoztatót frissítjük.
• Ha megnyílik: a csomagot kizárólag a Szervezet adminisztrátora tudná előállítani, óránként korlátozott számban, és minden előállítás naplózásra kerülne (ki, mikor, melyik turnusból, hány sorral) — maguk az adatok a naplóba nem kerülnek.

Milyen jogai vannak az érintettnek (GDPR)

Ön az alábbi jogokkal rendelkezik:

• Hozzáférés (15. cikk): kérheti, hogy a Szervezet adja át az Önről tárolt adatokat
• Helyesbítés (16. cikk): kérheti a hibás adatok javítását
• Törlés ("elfeledtetéshez való jog", 17. cikk): kérheti az adatok törlését — a kérelem a felületről, a Fiókom lapról benyújtható, lásd alább; a jogi megőrzési kötelezettség (felnőttképzési, számviteli, iratkezelési) megelőzheti
• Korlátozás (18. cikk): kérheti az adatkezelés ideiglenes felfüggesztését
• Adathordozhatóság (20. cikk): kérheti az adatok átadását géppel olvasható formátumban — ehhez a belépett felhasználónak nem kell kérelmet benyújtania, lásd alább
• Tiltakozás (21. cikk): tiltakozhat az adatkezelés ellen
• Panasz a felügyeleti hatóságnál: ha úgy érzi, sérültek a jogai, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat

Kérelmét a Szervezethez nyújtsa be (mert ő az Adatkezelő). A Szervezet köteles 30 napon belül válaszolni.

Adatainak letöltése a felületről

A belépett felhasználó a Fiókom lapon egyetlen, géppel olvasható (JSON) fájlban letöltheti a róla tárolt adatkört: fiókadatok, elérhetőségek, felnőttképzési adatok, szerepkörök, belépések, jelentkezések, jelenlét, a kiállított dokumentumok listája, dokumentum-elfogadások, tanúsítványok, pénzügyi tételek, tananyag-haladás, kérdőív-kitöltések, üzenetek és a tevékenységi napló.

A fájlból szándékosan kimarad néhány adat, és ezt a fájl eleje tételesen felsorolja:

• a névtelen kérdőívekre adott válaszok — ezeket úgy tároljuk, hogy semmilyen adat ne kösse az érintetthez, és ezt az ígéretet az adatkiadás sem törheti meg;
• a jelenléti ívek — egy ív több résztvevő adatát hordozza egyetlen lapon, a kiadásuk mások adatát adná ki;
• a dokumentumfájlok tartalma — a listájuk szerepel; a fájlok a fiókban tölthetők le, ahol a letöltés naplózásra kerül;
• a kiküldött levelek szövege — a tárgy és az időpont szerepel;
• a jelszó lenyomata és a kétlépcsős azonosítás titkos kulcsa — a kiadásuk a fiók védelmét gyengítené;
• a biztonsági naplósorok belső mezői (a módosítás előtti és utáni értékek) — ezek más érintettek adatait is tartalmazhatják.

A letöltés óránként legfeljebb ötször kezdeményezhető (visszaélés elleni korlát; ez a keret a rendszer összes exportjára együtt vonatkozik), és minden alkalommal naplózásra kerül. A fájl a Szervezet rendszerében nem tárolódik: a letöltés pillanatában áll össze.

Törlési kérelem benyújtása a felületről

A belépett felhasználó a Fiókom lapon törlési kérelmet nyújthat be. Indoklást megadhat, de nem kötelező. Egyszerre egy kérelme lehet folyamatban, és amíg nincs elbírálva, visszavonhatja. Papíron vagy e-mailben érkezett kérelmet a Szervezet munkatársa is rögzíthet — ilyenkor a kérelmező azonosításáért a Szervezet felel, és a nyilvántartás külön jelöli a kérelem forrását.

A beküldés előtt a felület adatkörönként megmutatja, mi várható: mi törölhető, mit kell jogszabály alapján megőrizni (a jogszabály megnevezésével), és melyik adatkörnél van a megőrzési szabály véglegesítése még folyamatban. Ez utóbbi esetben sem igent, sem nemet nem állítunk — egy „törölhető" jelölés olyan ígéret lenne, amit lehet, hogy nem tudnánk betartani.

A válaszadási határidő 30 nap (GDPR 12. cikk (3)), és a döntést minden esetben indoklással közöljük (12. cikk (4)). A kérelem, a hozzá fűzött indoklás és a mi válaszunk bekerül az érintett letölthető adatexportjába is.

Mi történik egy elbírált kérelemmel. A Szervezet munkatársa a döntés után külön, kimondott művelettel indítja el a végrehajtást — a rendszer ekkor véglegesen és visszafordíthatatlanul törli azokat az adatköröket, amelyeket az értékelés törölhetőnek jelölt. Ma ezek: a belépési nyilvántartás, a tananyag-haladás, a kérdőív-kitöltések és a kiküldött üzenetek naplója. A művelet nem visszavonható, és a törölt adatok mentésből sem állíthatók helyre — a rendszer egy későbbi visszaállítás után is újra törli őket.

Ami a törlés után is megmarad, és miért. A jogszabály által megőrzendő adatkörök (a felnőttképzési adatkör, a jelentkezések, a jelenléti adatok, a kiállított dokumentumok és tanúsítványok), valamint azok, amelyek megőrzési besorolása még véglegesítés alatt áll (a fiók alapadatai, a szerepkörök és a pénzügyi nyilvántartás). Ezt Ön a kérelem beküldése előtt, adatkörönként látja — nem utólag tudja meg.

Két korlátot kimondunk. (1) A fiókja a törlés után is megmarad, mert a megőrzendő iratokat ez köti Önhöz; ezért a belépéshez tartozó adatok (jelszó, kétlépcsős azonosítás) sem szűnnek meg. (2) A kiküldött levelek technikai feldolgozó sora — amely a címét tartalmazhatja — nem a törléssel szűnik meg, hanem a rá vonatkozó, rövidebb megőrzési szabály szerint: a kézbesített feldolgozó sorokat 90 nap után töröljük.

A megőrzési idők lejártakor a rendszer önállóan is töröl, illetve a kiállított igazolások esetében anonimizál: a dokumentum-példány megsemmisül, a nyilvántartási bejegyzés (sorszám, típus, dátum) megmarad, de többé nem köthető Önhöz — ilyenkor a tanúsítvány nyilvános ellenőrzése is megszűnik. Ez az automatikus törlés a fenti táblázat időtartamai szerint működik. A tanúsítvány lejárata előtt emlékeztetőt küldünk, hogy a példányáról addig gondoskodhasson.

Kivétel egyetlen adatkör: a befizetési nyilvántartás, ahol a számviteli besorolás véglegesítése folyamatban van — arra automatikus törlés nem fut, tehát az adat megmarad.

A kérelmek nyilvántartását magát is megőrizzük (a kérelem ténye, ideje, a döntés és annak indoklása). Erre a GDPR 5. cikk (2) bekezdése szerinti elszámoltathatóság kötelez: éppen ez igazolja, hogy a kérelmet megkaptuk és határidőben elbíráltuk.

Automatizált döntéshozatal

A rendszer nem hoz automatizált döntést Önnel kapcsolatban a GDPR 22. cikk értelmében. A jelentkezés elfogadásáról vagy elutasításáról mindig ember dönt. A várólistára kerülés technikai sorképzés a szabad helyek száma alapján — ez nem érinti érdemben az Ön jogait, és a döntést utána is ember hozza meg.

Sütik és követés

A rendszer csak a működéshez szigorúan szükséges sütiket (cookie-kat) használja:

• a bejelentkezés fenntartása (munkamenet-süti)
• a CSRF-támadások elleni biztonsági süti
• a felület-beállítás megőrzése (például az oldalsáv nyitott vagy csukott állapota, illetve a választott nyelv: magyar vagy angol)

A böngésző helyi tárolójában (localStorage) egyetlen dolgot őrzünk: a választott megjelenést (világos, sötét vagy a rendszeré). Ez nem süti — a rendszer nem küldi el a szervereinkre, kizárólag az Ön gépén marad, és nem tartalmaz személyes adatot. Törölhető a böngésző adatainak törlésével; ilyenkor a felület a rendszerbeállítást követi.

Nincs analitika, marketing vagy harmadik fél általi követés (például Google Analytics, Facebook-pixel). Ezért nem jelenítünk meg süti-figyelmeztetést — a jogalap a GDPR 6. cikk (1) b) szerinti szerződés teljesítése.

E-mail-kézbesítés és követés

A képzés szervezője (az intézmény ügyintézője vagy a turnus oktatója) körlevelet is küldhet a turnus jelentkezőinek — például ha egy alkalom elmarad. Ennek a szövegét ember írja, nem sablon; eltároljuk a tárgyát, a szövegét, a küldő azonosítóját és azt, hogy kinek sikerült kézbesíteni. A címzettek e-mail-címét ebben az adatkörben nem tároljuk. Belépve az üzenetről alkalmazáson belüli értesítést is kap, amely a képzés címét tartalmazza, az üzenet tárgyát nem.

A képzés kezdése előtt 3 nappal automatikusan emlékeztető levelet kap, ha jelentkezését jóváhagyták vagy visszaigazolták. A levél a képzés címét, a turnus időszakát és a helyszínét tartalmazza; belépve ugyanerről alkalmazáson belüli értesítést is kap (a helyszín nélkül). Ez az egyetlen levelünk, amelyet nem az Ön vagy egy ügyintéző konkrét művelete vált ki, hanem a naptár — a jogalap ettől függetlenül ugyanaz, mint a jóváhagyás-értesítőé: a már fennálló jelentkezéshez kapcsolódó tájékoztatás (6. cikk (1) b)). Nem hírlevél, ezért leiratkozás nem tartozik hozzá; ha nem kíván részt venni a képzésen, a jelentkezés lemondását kérheti a szervezőtől. Egy jelentkezésre egy indulási időponthoz egyetlen emlékeztető megy ki; ha a turnus időpontja megváltozik, az új időpontra új emlékeztetőt kap.

Ha a turnus kezdő vagy záró dátuma megváltozik, erről automatikusan értesítő levelet kap, amennyiben jelentkezése él (beérkezett, várólistás, jóváhagyott vagy visszaigazolt). A levél a képzés címét, az eddigi és az új időszakot, valamint a helyszínt tartalmazza; belépve ugyanerről alkalmazáson belüli értesítést is kap, amely az eddigi időpontot nem tartalmazza. Jogalapja ugyanaz, mint a jóváhagyás-értesítőé: a már fennálló jelentkezéshez kapcsolódó tájékoztatás (6. cikk (1) b)). A levél kimondja, hogy ha az új időpont Önnek nem megfelelő, a jelentkezés lemondását kérheti a szervezőtől.

Ha a képzésről kiállított tanúsítványának lejárati ideje van, a lejárat előtt 30 nappal egyetlen automatikus emlékeztető levelet kap. A levél a képzés címét, a tanúsítvány sorszámát, a lejárat dátumát és a hátralévő napok számát tartalmazza — a tanúsítvány nyilvános ellenőrző azonosítóját (a QR-kód mögötti tokent) nem. Belépve ugyanerről alkalmazáson belüli értesítést is kap. Ez a második olyan levelünk, amelyet nem az Ön vagy egy ügyintéző művelete vált ki, hanem a naptár; jogalapja jogos érdek (6. cikk (1) f)): az Ön érdeke, hogy időben tudjon a lejáratról. Visszavont tanúsítványról nem küldünk ilyen levelet, és a kiküldés pillanatában a rendszer újra ellenőrzi, hogy a tanúsítvány valóban érvényes és a lejárat közel van. Emlékeztetőt tanúsítványonként legfeljebb egyszer küldünk. A tanúsítvány érvényességének meghosszabbítása nem automatikus: ahhoz új képzés elvégzése szükséges. Mivel ez a levél jogos érdeken alapul, tiltakozhat ellene (GDPR 21. cikk (1)): jelezze a Szervezetnek, és a továbbiakban nem küldünk Önnek lejárat-emlékeztetőt.

Ha a képző olyan dokumentumot állít ki Önnek, amelyet el kell fogadnia (ma: a felnőttképzési szerződés és az adatkezelési nyilatkozat), erről automatikusan értesítő levelet kap. A levél a képzés címét, a dokumentum típusát és sorszámát tartalmazza — magát a dokumentumot nem csatoljuk, mert az a felnőttképzési adatkörét is tartalmazhatja; azt belépés után, a saját fiókjában olvashatja el. Belépve ugyanerről alkalmazáson belüli értesítést is kap. Jogalapja ugyanaz, mint a jóváhagyás-értesítőé: a már fennálló jelentkezéshez kapcsolódó tájékoztatás (6. cikk (1) b)). A jelentkezési lap és az igazolások elkészültéről nem küldünk értesítést; azokat a jelentkezése adatlapján találja meg. A tanúsítvány kiállításáról viszont igen — lásd a következő bekezdést.

Ha a képzést sikeresen teljesítette, erről automatikusan értesítő levelet kap. A levél a képzés címét tartalmazza — a hiányzása mértékét és a vizsgaeredményét nem: a teljesítés ténye megy ki, nem az adatai, amelyeket belépés után a saját fiókjában néz meg. Belépve ugyanerről alkalmazáson belüli értesítést is kap. A levél nem ígér tanúsítványt: annak kiállítása külön döntés, és nem minden képzéshez tartozik. Ha a rendszer úgy állapítja meg, hogy a képzést nem teljesítette, arról ma nem küldünk levelet. Jogalapja ugyanaz, mint a jóváhagyás-értesítőé: a már fennálló jelentkezéshez kapcsolódó tájékoztatás (6. cikk (1) b)).

Ha a képzésről tanúsítványt állítunk ki Önnek, erről automatikusan értesítő levelet kap. A levél a képzés címét és a tanúsítvány sorszámát tartalmazza — a nyilvános ellenőrző azonosítót (a QR-kód mögötti tokent) nem, és magát a dokumentumot sem csatoljuk; azt belépés után, a saját fiókjában töltheti le. Belépve ugyanerről alkalmazáson belüli értesítést is kap. Visszavont tanúsítványról nem küldünk ilyen levelet: a kiküldés pillanatában a rendszer újra ellenőrzi, hogy a tanúsítvány érvényes-e. Jogalapja ugyanaz, mint a jóváhagyás-értesítőé: a már fennálló jelentkezéshez kapcsolódó tájékoztatás (6. cikk (1) b)).

Ha a képzés díjához befizetése érkezik, és azt a Szervezet pénzügyi munkatársa rögzíti, erről automatikusan értesítő levelet kap. A levél a képzés címét, a rögzített összeget, a beérkezés napját és a megrendelésén maradt hátralékot tartalmazza — a díjbekérő közleményét (sorszámát) nem. Részletfizetésnél minden rögzített részletről külön levelet kap. Belépve ugyanerről alkalmazáson belüli értesítést is kap, amely az összeget nem tartalmazza, csak a képzés címét: a pénzügyi adat a verifikált csatornára, az Ön postafiókjába tartozik. Visszavont vagy visszatérített megrendelésről nem küldünk ilyen levelet: a kiküldés pillanatában a rendszer újra ellenőrzi, hogy a követelés él-e. A visszatérítésről ma nem küldünk külön értesítést. Jogalapja ugyanaz, mint a jóváhagyás-értesítőé: a már fennálló jelentkezéshez kapcsolódó tájékoztatás (6. cikk (1) b)).

Ha a Szervezet a képzés díjáról számlát állít ki, és annak sorszámát a rendszerben rögzíti, erről automatikusan értesítő levelet kap. A levél a képzés címét és a számla sorszámát tartalmazza; magát a számlát nem csatoljuk, és a fiókjában sem érhető el — a bizonylatot a Szervezet a számlázási rendszeréből küldi meg Önnek, ez a levél a sorszám párosításához készül. Belépve ugyanerről alkalmazáson belüli értesítést is kap. Sztornózott számláról nem küldünk ilyen levelet: a kiküldés pillanatában a rendszer újra ellenőrzi a számla állapotát; a sztornóról ma nem küldünk külön értesítést. Jogalapja ugyanaz, mint a jóváhagyás-értesítőé (6. cikk (1) b)).

Ha a képzés vizsgával zárul, és Ön megfelelt, erről automatikusan értesítő levelet kap. A levél a képzés címét és a vizsga napját tartalmazza — a kísérlet sorszámát és pontszámot nem (utóbbit nem is tárolunk). Belépve ugyanerről alkalmazáson belüli értesítést is kap. A levél NEM jelenti azt, hogy Ön elvégezte a képzést: a vizsga a teljesítés egyik feltétele, a másik a jelenlét — a teljesítésről külön értesítés megy ki, ha a szervező megállapítja. A „nem felelt meg" és a „nem jelent meg" eredményről is kap levelet, de az a KÖVETKEZŐ LÉPÉSRŐL szól, nem a kudarcról (lásd a következő szakaszt). Ha az eredményt utólag javítják „megfelelt"-re, a levél akkor megy ki — eredményenként egyszer; pótvizsgáról viszont külön levél jár, mert az önálló vizsgaalkalom. Jogalapja ugyanaz, mint a jóváhagyás-értesítőé: a már fennálló jelentkezéshez kapcsolódó tájékoztatás (6. cikk (1) b)).

Ha a vizsgája nem sikerült, vagy a nyilvántartásunk szerint nem vett részt rajta, arról szintén kap egy értesítő levelet — de az a következő lépésről szól, nem a kudarcról. A levél a képzés és a vizsga megnevezését, a tény semleges közlését és azt tartalmazza, hogy maradt-e még vizsga-lehetősége (illetve hogy a szervező pótvizsgát engedélyezett-e Önnek). Pontszámot, ponthatárt és a kísérlet sorszámát nem tartalmazza, és a pótvizsga-engedély indoklását sem — az a szervező belső feljegyzése, ami harmadik személyről is szólhat, ezért sem levélbe, sem az alkalmazáson belüli értesítésbe, sem a naplóba nem kerül. Az alkalmazáson belüli értesítés még ennél is szűkebb: annyit mond, hogy újdonság van a vizsgájáról — a részleteket a jelentkezése adatlapján és a levélben találja. Jogalapja a képzési jogviszony teljesítése (6. cikk (1) b)): a lehetőségeiről szóló tájékoztatás nélkül épp az Ön számára nyitva álló pótvizsgáról nem szerezne tudomást.

Ha a szervező megnyitja Önnek az online vizsgát, arról is értesítést küldünk: a levél a képzés és a vizsga megnevezését, valamint a kitöltési időszakot tartalmazza. Ha a vizsgához nincs kezdő vagy záró időpont rendelve, a levél ezt kimondja — nem hallgat róla.

A rendszer által küldött tranzakciós e-mailek (visszaigazolás, jóváhagyás-értesítő, emlékeztető, időpont-változás értesítője, elfogadásra váró dokumentum értesítője, sikeres vizsga értesítője, teljesítés-értesítő, tanúsítvány elkészültének értesítője, tanúsítvány-lejárat emlékeztetője, befizetés-értesítő, számla-értesítő, meghívó, jelszó-visszaállítás, rendszerértesítések) a Brevo (Sendinblue SAS, EU) szolgáltatón keresztül kerülnek kézbesítésre. A jelentkezés visszaigazoló és jóváhagyó levele, valamint az időpont-változás értesítője naptármellékletet (.ics fájlt) is tartalmaz, amelyben a képzés címe, a turnus időszaka és — ha meg van adva — a helyszíne szerepel; az Ön neve és e-mail-címe a mellékletben nem szerepel. A három melléklet ugyanarra a naptárbejegyzésre vonatkozik: a későbbi levél frissíti a korábbit, nem hoz létre újat. A melléklet naptárba mentése az Ön döntése; ha ezt megteszi, az adatok az Ön saját naptárszolgáltatójához kerülnek — a későbbi frissítés is oda jut el. A kézbesíthetőség és a rendszerbiztonság érdekében a rendszer naplózza az e-mail kézbesítési állapotát (kézbesítve / visszapattant / blokkolva), valamint a megnyitás és a linkre kattintás tényét és időpontját.

Emellett a rendszer az elküldött e-mail szöveges tartalmát (tárgy, megszólítás — amely az Ön nevét tartalmazhatja —, törzs, gombfelirat) is eltárolja üzemeltetési átláthatóság és hibakeresés céljából. Ezt a Szervezet arra jogosult munkatársa és a rendszergazda tekintheti meg, és minden megtekintés naplózásra kerül. A meghívó és a jelszó-visszaállító egyszer használatos linket biztonsági okból nem tároljuk.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) f) — jogos érdek (kézbesíthetőség, biztonsági értesítések eljutása, üzemeltetési átláthatóság). Az érintett tiltakozhat a megnyitás/kattintás követése ellen; ekkor csak a kézbesítési állapotot naplózzuk.

Tájékoztatás megismerésének rögzítése

A nyilvános jelentkezési űrlap beküldéséhez egy jelölőnégyzettel nyilatkozik arról, hogy a jelen Adatkezelési tájékoztatót megismerte. A rendszerbe meghívott munkatársak a meghívó elfogadásakor emellett a Felhasználási feltételeket kifejezetten el is fogadják.

Mindkét esetben a nyilatkozat ténye, az érintett dokumentum azonosítója és verziószáma, valamint a pontos időpont a biztonsági naplóban (amely utólag nem módosítható) rögzítésre kerül. Ez a bejegyzés az Ön nevét és e-mail-címét nem tartalmazza.

Díjas képzésnél a jelentkezés véglegesítésekor azt is jelölnie kell, hogy tudomásul veszi: a képzési díj a véglegesítés után akkor is fizetendő, ha a képzésen végül nem vesz részt (intézményi jelentkeztetésnél ezt a kapcsolattartó teszi az intézmény nevében). A nyilatkozat ténye, időpontja és a díj összege ugyanígy a biztonsági naplóba kerül, a szerződéskötés bizonyítékaként (GDPR 6. cikk (1) b)).

Frissítések ehhez a tájékoztatóhoz

Ha módosítjuk az adatkezelési gyakorlatunkat, a tájékoztatót frissítjük, és a verziószámát emeljük. A jelentős változásokról a Szervezeten keresztül értesítjük az érintetteket. A mindenkori aktuális változat a /adatkezeles címen érhető el.

Kérdés, panasz, kapcsolat

• Szervezeti kapcsolattartó (Adatkezelő): a Szervezet által megadott elérhetőség
• Adatfeldolgozó technikai kapcsolat: Jáky Dániel Fülöp egyéni vállalkozó — jakyfulop@gmail.com
• NAIH (felügyeleti hatóság): ugyfelszolgalat@naih.hu, +36 1 391 1400